ONEDRIVE Crear carpetas compartidas
Solo aplica para:
Para compartir una carpeta:
Entrar a portal.office.com con la cuenta de correo de nube asignado
Entrar al botón ubicado en la parte superior de la pantalla con puntos “…” y seleccionar OneDrive
Aparecerá el contenido de OneDrive, ahí el usuario deberá insertar o el archivo o la carpeta a compartir. (Este proceso también se puede hacer desde la carpeta local de la computadora en OneDrive siempre y cuando la computadora tenga el cliente de OneDrive instalado).
Se deberá de poner encima del archivo o carpeta a compartir el cursos del mouse apareciendo después del nombre de la carpeta/Archivo un botón con puntitos “…” el cual deberá ser oprimido.
El usuario puede elegir 2 maneras de compartir: 1) Compartir el cual podrá enviar a usuarios especificos un correo con el acceso a la carpeta compartida o 2) Obtener vínculo en el cual podrán generar una liga de internet para visualizar los archivos
El usuario debe de tener claro lo que requiere hacer con la carpeta, por ejemplo, si quiere que un grupo de usuarios pueda solamente ver la información y no modificar ni borrar se deberá usar la opción compartir escribiendo la cuenta o cuentas de correo electrónico de los usuarios con los que se requiere compartir la información, después abajo del título de “Compartir Encuestas” aparece una leyenda en azul la cual dice “Todos los usuarios con este vínculo pueden editar este elemento” el cual deberá de seleccionar el usuario. Habiendo hecho esto aparecerá una ventana lateral derecha con el título de permisos; aquí se podrá seleccionar si cualquier persona puede ver el vínculo o si solo usuarios de la organización así como si desea el usuario que el vínculo o permiso expire (si es que desea solo compartir la información por un período de tiempo“ y por último deberá de quitar la opción “Permitir la edición” para que el permiso creado solo sea para ver. Por último deberá de oprimir el botón “Aceptar”. El usuario puede ingresar un mensaje al destinatario o usuario de correo para que pueda ser fácilmente reconocido el origien o propósito de compartir la información y por último se oprime el botón “compartir”.
Si el usuario quisiera dentro de esta carpeta compartida solo tener privilegios de lectura para sus invitados y compartir una carpeta la cual se encuentra dentro del folder previo con privilegios diferentes como lectura se puede hacer, replicando el proceso por cada carpeta que se desea compartir no importando que una esté dentro de la otra.
Cómo revisar si mi carpeta está siendo compartida y los privilegios que ésta tiene en caso afirmativo?
El usuario deberá entrar a su onedrive en línea y deberá de poner el cursor de su mouse sobre la carpeta a visualizar.
Deberá de seleccionar los puntitos que aparecerán ”…“ del lado derecho del nombre del folder o archivo y deberá de seleccionar la opción “Detalles” apareciendo de lado derecho una ventana nueva.
Esta ventana tiene varias secciones como el nombre de la carpeta, actividades recientes así como un apartado llamado “compartir”, al dar clic en “compartir” se desplegará todos los permisos con los que cuenta la carpeta mismo que podrá el usuario borrar en caso de que así lo deseé.
Cuestiones de cuidado
Las carpetas de OneDrive pueden tener políticas diversas por lo que es importante que el usuario cuando decida compartir visualice los permisos como se describen en el párrafo anterior y en caso de aplicar borrar todos los accesos que se contradicen o afecten el nuevo permiso creado.
Si el usuario compartió una carpeta hace tiempo con permisos de escritura/modificación y el día de hoy vuelve a compartir (incluso a los mismos usuarios) pero solo con privilegios de lectura el resultadó será que los usuarios podrán seguir modificando y editando la información, es por ello que el usuario debera de ver que permisos o privilegios tiene cada carpeta y borrar los que no apliquen.
En conclusión, los permisos recién creados NO reemplazan los anteriormente creados